Ma fiche quotidienne de pilotage pour mieux utiliser mon temps

Comment optimiser l'usage de mon temps ?   

Merci Olivier Roland du Blog  Des Livres Pour Changer de Vie  de m'inviter à partager « ma meilleure astuce pour gagner du temps ».
Belle opportunité de faire le point sur cette question cruciale !
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Commençons par 2 nouvelles, pour ne pas dire 2 scoops : une bonne et une moins formidable. La bonne : nous disposons tous de 24 heures par jour ! L'autre : il n'existe pas de recette magique, mais simplement de multiples astuces très profitables quand elles sont activées...

Le premier point pour mieux utiliser mon temps est de savoir ce que je veux en faire. Cela paraît évident, mais est-ce vraiment mon point de départ le plus courant ?  Le Petit Prince nous invite à y réfléchir quand un marchand lui propose d'économiser le temps hebdomadaire utilisé pour boire : « Moi, si j'avais cinquante-trois minutes à dépenser, je marcherais tout doucement vers une fontaine... » Antoine de Saint-Exupéry.

En bref : à quoi va me servir ce temps « gagné » ? Vigilance sur l'utilisation de l'expression « gagner » du temps. En effet, nous disposons de 24heures par jour. Rien de moins, rien de plus. Que je sois inactif ou hyper-actif. Ainsi, il n'y a a priori rien à gagner en matière de temps... je ne peux même pas l'économiser (où est la banque du temps ?). Par contre, je peux moins en gaspiller pour optimiser son utilisation : utiliser davantage mon temps pour ce qui compte vraiment pour moi, ce qui a du sens, mes priorités.

Ma priorité en matière de « gestion de mon temps » c'est d'être au clair sur ce que je veux en faire.
Qu'ai-je à gagner à être plus efficace ? Exemple : est-ce pour traiter 15 dossiers par jour au lieu des 10 actuels ou pour terminer mon travail 1 heure plus tôt afin d'aller me promener ?

La clé d'une meilleure gestion de mon temps est assurément ma motivation et les bénéfices que je vais en retirer. (Pour l'exemple ce peut être aussi : traiter 10 dossiers et partir 30mn plus tôt, les options sont infinies...)

Les astuces en matière de gestion du temps sont innombrables. Celles qui font la différence pour moi sont celles que je mets en application !

Celle qui m'est le plus utile au quotidien est ma fiche journalière. Au début elle s'appelait « À faire ce jour » désormais pour plus de flexibilité, elle se nomme « Mes perspectives ce jour »

J'utilise 6 (ou 7) fiches par semaine avec une couleur distincte pour chaque jour de la semaine. Elles viennent en complément de mon agenda qui se limite de plus en plus aux rendez-vous et dont la taille diminue au fil des années. NB : je préfère les versions papier mais c'est assurément transférable en numérique.

En début de semaine, je fais le point en reportant sur les fiches les actions déjà programmées (réunions, RV...) puis je note les actions prévues pour la semaine en veillant à les répartir de manière à me simplifier la vie (exemples : rassembler les déplacements dans un même secteur sur la même journée, même si leur domaine est différent ; éviter les appels administratifs le lundi matin...). Puis ayant une vision d'ensemble de mes actions je peux facilement identifier comment utiliser les éventuels « temps morts ».

Fiche jour (en lien)

Ma fiche quotidienne de pilotage m'invite à identifier et noter mes priorités pour la semaine (en bas à droite) et pour la journée (en haut). Elle me permet de gérer les appels à faire et les emails à envoyer, ainsi que les diverses actions qui s'empilent pour faire une journée (et que l'on peut parfois perdre de vue, surtout en cas de stress). En bas, un espace libre pour les idées créatives. Et bien sûr la partie « actions clés » à répartir dans la journée, en guise d'agenda.

Ainsi, quand j'ai un moment de flottement, entre deux rendez-vous ou deux dossiers, je peux l'utiliser, soit pour une pause (utile aussi), soit pour traiter les actions de la colonne de droite (appels, emails, recherche d'informations...)

pour augmenter la puissance de cette fiche, j'allie la méthode « One minute to do list » en écrivant en rouge les actions impératives ce jour et en ajoutant pour la semaine une fiche des actions et projets en instance.

Quand une action est réalisée, je mets une x à côté. Quand je décide d'annuler ou de reporter une action, je la raye.

Bien sûr cette fiche n'est qu'une suggestion : à chacun de l'adapter en fonction de ses activités.

Astuce Bonus, quasi magique :
Ne consulter ses messageries que deux à trois fois par jour. Cela évite bien des ruptures de rythme qui sont source de (grosses) fuites de temps : super gaspillage. C'est une habitude à prendre et que nos interlocuteurs comprendront (voire adopteront aussi) petit à petit. Évitons de devenir esclave des outils sensés nous rendre service ! Savoir déconnecter du « pseudo-urgent » pour se concentrer sur ce qui est important (sauf si votre métier est pompier, car dans ce cas l'important est souvent l'urgent !).
Pour comprendre et débusquer les fausses urgences, il suffit de regarder nos expériences passées et leur soit-disant urgence. Belle opportunité pour relativiser.

Bonne utilisation de ces astuces

De tout coeur avec vous : pour apprécier les potentiellement précieuses minutes de vie
BoB  et Corinne